Aqui se definem as diversas configurações e se mantêm as tabelas auxiliares da aplicação.
PARÂMETROS
Configura o modo de funcionamento da Faturação.
Taxas
- Nome: Em Portugal será “IVA”
- Região: Em branco ou “AC” p/ os Açores ou “MA” p/ Madeira
- Regime de Isenção: Se for selecionado também deverá definir o artigo segundo o qual está isento sendo indiferente a taxa definida para produtos ou serviços.
Caso possa ter documentos com cobrança de imposto, mesmo sendo uma minoria, não deve selecionar esta opção. - Regime de IVA de Caixa: Para o casso de ter optado por esse regime junto do serviço de finanças, deverá marcar esta opção.
- Preços com IVA incluído: Marcar se os preços que definir para os produtos e serviços já incluírem o imposto.
Retenção
Caso tenha de fazer retenção deverá indicar o imposto (IRS ou IRC) e definir a taxa a aplicar. Caso contrário a taxa deverá ser 0 (zero).
Contabilização
Aqui deverá definir as contas/classificações assumidas para integração da Faturação com as Contas Correntes.
Texto nos Documentos
Opcionalmente na emissão dos documentos poderá acrescentar texto no rodapé (em todos).
Sendo “Fatura” poderá também incluir texto, por exemplo as formas de pagamento e/ou outras informações.
Para todos os outros documentos pode incluir as informações que desejar. Caso pretenda que as mesmas informações também sejam incluídas na Fatura, então deverá repeti-las na respetiva zona.
O textos não deverão ultrapassar as duas linhas.
Guardar
Não se esqueça de Guardar as alterações feitas.
REGISTO
São apresentados os dados do utilizador da aplicação.
Aqui deverá preencher os seus dados que servirão para identificar o emissor dos documentos. Para tal deverá “Editar“.
Para ter a ter a Faturação Certificada em Portugal, deverá “Registar” e posteriormente confirmar com o código que receberá por mail.
Aqui também poderá carregar o seu Logotipo que será incluído nos Documentos. Deverá ser no formato “png” com uma altura mínima de 80px
BASE de DADOS
A Segurança da Base de Dados é importante pelo que foi implementada uma segurança Automática sempre que faz um novo lançamento ou documento e se a última segurança foi feita há mais tempo em horas do que aqui pode definir.
As seguranças ficam na pasta indicada (na biblioteca das Imagens) e deve garantir que o Onedrive (ou outro), sincronize as imagens de modo a ficar com uma cópia na nuvem.
Pode também fazer uma Segurança Manual (BKM) que é igual à Automática (BKA).
Ambas as seguranças ficam na lista á direita de onde Eliminar (o que deve fazer de tempos em tempos às mais antigas que já não precisa) ou Repor tendo em atenção que perde a Base de Dados atual.
Pode ainda fazer uma Segurança Externa para guardar onde pretender (por exemplo numa pen) assim como Repor de qualquer ficheiro de segurança válido.
Pode ainda Compactar a Base de Dados, sendo esta reorganizada reaproveitando espaço que esteja desperdiçado.
SÉRIES de Documentos
A numeração dos Documentos de Faturação é baseada nas séries definidas para cada tipo de documento.
Existem 3 tipos de Séries:
- Corrente – para todos os novos documentos.
- Manual – para integrar os documentos emitidos manualmente e assim entregues o cliente.
- Duplicado – quando por qualquer motivo se perderam documentos na base de dados, estes deverão ser recuperados, numa série própria, com base no duplicado dos mesmos.
Neste caso, a série recuperada deverá ficar inativa devendo ser criada uma nova para os novos documentos.
ATCUD – Numeração única do documento
Tendo sido adiada a sua implementação, está agora prevista para 2023, deverá ser ignorada até lá.
Depois será necessário registar nas Finanças cada série a utilizar e como resposta teremos um código. A numeração única do documento será composta por esse código acrescido do número do documento (exemplo: CODIGO-123).
Séries assumidas
Para cada tipo de documento aqui definimos qual a série que deverá ser assumida. (se usar mais do que uma para cada tipo, no momento da criação do documento poderá alterar com um clique na série que foi assumida)
Não se esqueça de Guardar as alterações feitas às Séries assumidas.
Taxas e Isenções
Necessário para Faturação! As taxas já estão inicialmente preenchidas para o caso do IVA em Portugal Continental. No caso dos Açores ou Madeira, deverá ser alterado.
As Isenções inicialmente preenchidas são meramente exemplificativas. Deverá consultar o seu contabilista para saber os códigos e o textos corretos dos artigos das isenções que poderá utilizar tanto para a sua empresa, para cada Produto/Serviço ou no Documento.
Departamentos
Caso pretenda ver resultados por Área/Departamento do seu negócio ou simplesmente analisar os resultados com base em algumas das Classificações, é aqui que deverá configurar.
Pode criar os Departamentos que entender e associar a cada um as Classificações a serem consideradas em consultas e mapas. Em cada Classe pode selecionar uma ou mais de cada vez.
Vendedores – Comissões
Caso tenha comissionistas (outras empresas ou colaboradores) aqui poderá definir a percentagem assumida das suas comissões sobre vendas. A aplicação ajudará a calcular!
Nesta página é apresentada à direita uma lista de Colaboradores e Fornecedores ainda não considerados comissionistas.
Com um clique no (+) poderá adicioná-lo informando qual a percentagem e qual a Classificação que será contabilizada quando calcular e gerar o lançamento da comissão com base no lançamento da venda.
Utilizadores
No início é definido o administrador da aplicação mas poderá criar outros carregando em [+]
Só o(s) administrador(es) terão acesso a esta gestão de utilizadores assim como às definições da aplicação.
Quando é criado um novo a chave de acesso ficará ‘password’ e deverá ser alterada no 1º acesso do utilizador.
Também fica definido com o perfil de Utilizador podendo editar lançamentos nas Contas como documentos na Faturação,
Pode alterar retirar o acesso à edição permitindo só consultar, com um clique no perfil que pretende alterar.